Datenschutzhinweise

Allgemeines

Die folgenden Hinweise erläutern Ihnen, wie die medpool HR Solutions GmbH personenbezogene Daten im Kundenportal auf flexpool.de verarbeitet.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

medpool HR Solutions GmbH
Ernst-Gnoß-Str. 24
40219 Düsseldorf
Telefon 0211 / 81995-710
team@medpool.de

Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@medpool.de oder über unsere Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter".

I. Verarbeitung beim Besuch dieser Webseite

a. Protokolldaten

Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode und die Angaben Ihres Browsers. Sie dienen der Auslieferung der Seite, der Betriebssicherheit und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb. Diese Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

b. Cookies

Technisch notwendige Cookies setzen wir, weil die Seite ohne sie nicht funktioniert. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Alles darüber hinaus setzen wir erst nach Ihrer Einwilligung (I.c).

c. Consent Manager

Sie entscheiden beim ersten Aufruf, welche einwilligungspflichtigen Dienste wir einsetzen dürfen, und können Ihre Entscheidung jederzeit für die Zukunft ändern oder widerrufen, über „Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile jeder Seite.

Ihre Entscheidung verwalten wir mit Cookiebot, einem Dienst der Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark. Cookiebot speichert Ihre Auswahl in einem Cookie auf Ihrem Gerät und protokolliert sie zum Nachweis mit gekürzter IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, der aufgerufenen Seite, Angaben zu Ihrem Browser und einer zufälligen Kennung. Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO, weil wir eine Einwilligung nachweisen müssen.

d. Marketing und Schutz der Formulare

Werbemessung und erneute Ansprache

Nur wenn Sie in die Kategorie „Marketing" eingewilligt haben, melden wir Werbeplattformen, ob unsere Anzeigen zu einer Bestellung geführt haben. Ohne Ihre Einwilligung entsteht bei uns dazu kein Datensatz.

Gemeldet wird von unserem Server aus, nicht aus Ihrem Browser:

• an Meta, Google und LinkedIn, wenn eine Bestellung verbindlich geworden ist (Erst- oder Folgebestellung);
• zusätzlich an Meta, wenn eine Bestellung abgeschickt wurde, und wenn der Bestätigungslink abgelaufen ist, ohne dass die Bestellung bestätigt wurde. Im zweiten Fall können wir Ihnen auf den Plattformen von Meta erneut Anzeigen zeigen.

Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer übermitteln wir dabei ausschließlich als nicht umkehrbaren Prüfwert, nie im Klartext; an LinkedIn nur die E-Mail-Adresse. An Meta übermitteln wir zusätzlich die Kennung Ihres Browsers. Kommen Sie über eine Google-Anzeige, speichern wir deren Klick-Kennung im Cookie portal_klick_id und übermitteln sie mit der Bestellung an Google. Google nutzt diese Angaben nur, um Bestellungen unseren Anzeigen zuzuordnen; für personalisierte Werbung geben wir sie nicht frei.

Empfänger sind Meta Platforms Ireland Limited, Google Ireland Limited und LinkedIn Ireland Unlimited Company. Dabei kann es zu einer Übermittlung in die Vereinigten Staaten kommen (III.b).

Für die Erhebung der Daten auf unseren Seiten und ihre Übermittlung an Meta sind wir gemeinsam mit Meta Platforms Ireland Limited verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Wir haben dazu mit Meta eine Vereinbarung geschlossen, die unter https://www.facebook.com/legal/controller_addendum abrufbar ist. Danach informieren wir Sie über diese Verarbeitung; Meta ist für Anfragen zu den bei Meta gespeicherten Daten zuständig. Sie können Ihre Rechte gleichwohl gegenüber jedem von uns geltend machen. Für die weitere Verarbeitung nach der Übermittlung ist Meta allein verantwortlich; Einzelheiten finden Sie unter https://www.facebook.com/privacy/policy.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, für das Cookie, § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen" mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; das Cookie wird dabei gelöscht.

Schutz vor automatisierten Anfragen

Zum Schutz unserer Formulare setzen wir Cloudflare Turnstile ein (Cloudflare Germany GmbH beziehungsweise Cloudflare, Inc.). Dabei werden technische Angaben Ihres Browsers und Ihre IP-Adresse verarbeitet, um automatisierte Zugriffe von menschlichen zu unterscheiden. Turnstile verwendet dafür keine Cookies zu Werbezwecken und erstellt kein geräteübergreifendes Profil.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Abwehr missbräuchlicher und automatisierter Bestellungen. Soweit dabei Informationen auf Ihrem Endgerät ausgelesen werden, ist dies nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG zulässig, weil es für den von Ihnen gewünschten Bestellvorgang unbedingt erforderlich ist. Dabei kann es zu einer Übermittlung in die Vereinigten Staaten kommen (III.b).

e. Newsletter

Der Newsletter ist freiwillig und vom Bestellvorgang getrennt. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst Ihr Klick darauf trägt Sie ein. Bis dahin geschieht nichts. Den Stand Ihrer Anmeldung und den Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir in HubSpot (II.e).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können jederzeit widerrufen, zum Beispiel über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail.

f. Plausible Analytics

Unsere Website nutzt die Analysedienste von Plausible Analytics, um bestimmte Analysedaten zu sammeln und zu verarbeiten. Um zu verstehen, wie Sie unsere Dienste nutzen, und um sie zu verbessern, erhalten wir automatisch Informationen über Ihre Interaktionen mit unseren Diensten, wie z. B. die Seiten oder andere Inhalte, die Sie ansehen, sowie die Daten und Zeiten Ihrer Besuche. Es werden keine Cookies verwendet und es werden nur aggregierte Daten erfasst. Informationen zur Erhebung, Speicherung und Nutzung Ihrer Daten durch Plausible Analytics finden Sie unter: Plausible: GDPR, CCPA and cookie law compliant site analytics | Plausible Analytics

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite widerrufen.

II. Bestellung über das Kundenportal

a. Bestellung von Personal

Wenn Sie eine Bestellung abschicken, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Anrede, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Einrichtung und deren Art, Einsatzort einschließlich Anschrift, gegebenenfalls eine abweichende Rechnungsanschrift, die bestellten Dienste mit Datum, Uhrzeiten, Station und Qualifikation sowie freiwillig angegebene weitere Empfängeradressen.

Bei einer ersten Bestellung legen wir für Ihre Einrichtung einen vorläufigen Kundendatensatz an oder ordnen die Bestellung anhand eindeutiger Merkmale, etwa Ihrer E-Mail-Adresse, einem bestehenden Kunden zu. Vor dem Abschicken zeigen wir Ihnen, wie gut sich die gewünschten Dienste voraussichtlich besetzen lassen. Die weiteren Empfänger erhalten die E-Mails zu dieser Bestellung in Kopie.

Kommen Sie über einen Link aus unserem Schnellcheck, speichern wir dessen Referenz mit Ihrer Bestellung, damit wir Ihre frühere Anfrage und die Bestellung zusammenführen können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Verarbeitung ist für die Anbahnung und Durchführung des Vertrages erforderlich. Die Bestellung wird in unserem Warenwirtschafts- und Dispositionssystem weiterverarbeitet. Dort entstehen aus ihr der Personalbedarf, die Besetzung und die spätere Abrechnung. Patienten- oder Bewohnerdaten verarbeiten wir dabei nicht.

b. Bestätigungslink und E-Mail

Nach der Freigabe erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst Ihr Klick auf diesen Link macht die Bestellung verbindlich. Zu diesem Zweck erzeugen wir ein zeitlich befristetes Zugangsmerkmal, das ausschließlich in Ihrer E-Mail steht; bei uns liegt davon nur ein Prüfwert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

c. Zugang für Bestandskundinnen und -kunden

Nach einer bestätigten Bestellung richten wir Ihnen einen persönlichen Zugang ein, wenn Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse bei Ihrer Einrichtung hinterlegt ist. Den Link dazu senden wir nur an diese Adresse. Er ist befristet; einen neuen können Sie auf unserer Webseite anfordern. Fordern Sie ihn mit Ihrer E-Mail-Adresse an, prüfen wir, ob zu ihr ein Zugang besteht. Ist sie bei einer Einrichtung hinterlegt, aber ohne Zugang, erhält unsere Disposition einen Hinweis.

Öffnen Sie den Link, setzen wir technisch notwendige Cookies (I.b) und belegen die Bestellung mit den bei uns hinterlegten Angaben vor: Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie Ihre Einrichtung mit Art und Anschrift. Wir speichern, wann Sie den Zugang genutzt haben, und zur Sitzung einen Prüfwert der Angaben Ihres Browsers; ändern sich diese, erhält unsere Disposition einen Hinweis. Den Link und den Zeitpunkt Ihrer letzten Nutzung übertragen wir an HubSpot (II.e).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ein Kundenkonto mit Passwort gibt es nicht.

d. Rückruf-Anfrage

Statt zu bestellen, können Sie um einen Rückruf bitten. Dafür verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer sowie, wenn Sie sie angeben, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Einrichtung und Ihr Anliegen, dazu die Seite, von der aus Sie angefragt haben. Anhand der E-Mail-Adresse ordnen wir die Anfrage gegebenenfalls einem bestehenden Kunden zu. Die Anfrage geht an unsere Disposition, die Sie zurückruft.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage.

e. Kundenverwaltung mit HubSpot

Zur Betreuung unserer Kundinnen und Kunden nutzen wir HubSpot, einen Dienst der HubSpot Ireland Limited, 2nd Floor, 30 North Wall Quay, Dublin 1, Irland. Aus dem Kundenportal übertragen wir:

• zu Ihrer Person: Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Abteilung, Ihren persönlichen Portallink, den Zeitpunkt Ihrer letzten Bestellung und Ihrer letzten Portalnutzung sowie eine Übersicht des Vormonats (Zahl der Bestellungen und Dienste, Ersparnis);
• zu Ihrer Einrichtung: Name, Anschrift, Telefonnummer, Kundennummer und Kundenstatus;
• zu jeder Bestellung: Zeitraum, Zahl der bestellten und geleisteten Dienste, Betrag, Ersparnis gegenüber dem Vergleichspreis, Bearbeitungsstand, gegebenenfalls die Referenz aus dem Schnellcheck und, sofern abgegeben, Ihre Rückmeldung nach dem Einsatz;
• zum Newsletter: den Stand Ihrer Anmeldung (I.e);
• zu den Informationen für Bestandskunden: ob Sie sie erhalten oder widersprochen haben (II.g).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit eine Vertragsbeziehung besteht oder angebahnt wird, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine strukturierte Kundenbetreuung und -kommunikation.

f. Rückmeldung nach dem Einsatz

Nach Abschluss eines Einsatzes bitten wir Sie um eine kurze Rückmeldung. Verarbeitet werden Ihre Bewertung und ein freiwilliger Kurzkommentar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Verbesserung unserer Leistung.

g. Informationen für Bestandskundinnen und -kunden

Haben Sie eine Bestellung bestätigt, nutzen wir die E-Mail-Adresse aus Ihrer Bestellung auch, um Sie über ähnliche Leistungen von uns zu informieren. Darauf weisen wir Sie schon beim Bestellen hin. Eine Einwilligung brauchen wir dafür nicht (§ 7 Abs. 3 UWG); die Bestellung funktioniert ohne diese Informationen genauso.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Werbung für eigene, ähnliche Leistungen gegenüber unseren Kundinnen und Kunden.

Sie können dieser Nutzung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails oder per E-Mail an team@medpool.de. Dafür fallen nur die Übermittlungskosten nach den Basistarifen an. Nach Ihrem Widerspruch nutzen wir Ihre Adresse dafür nicht mehr (Art. 21 Abs. 3 DSGVO). E-Mails zu Ihren Bestellungen erhalten Sie weiterhin.

III. Weitere rechtliche Hinweise

a. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Entfällt der Zweck, löschen wir die Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO. In diesem Fall schränken wir die Verarbeitung bis zum Ablauf der Frist ein und löschen die Daten anschließend. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, speichern wir die Daten bis zu Ihrem Widerruf, sofern nicht zuvor der Zweck entfällt.

• Kontakt- und Bestelldaten in HubSpot sowie Ihre Rückmeldungen nach dem Einsatz löschen wir drei Jahre nach Ihrer letzten Bestellung beziehungsweise dem Ende der Geschäftsbeziehung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Den Nachweis Ihrer Newsletter-Einwilligung bewahren wir auf, solange die Einwilligung besteht, und danach drei Jahre.
• Den Nachweis Ihrer Cookie-Entscheidung speichert Cookiebot 12 Monate.

b. Ort der Datenverarbeitung und Übermittlung in Drittländer

Durch den Einsatz bestimmter Dienstleister werden Ihre Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, insbesondere in den Vereinigten Staaten. Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn für das Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO; für die Vereinigten Staaten das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist) oder geeignete Garantien vorliegen, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Bei Fragen zu den Garantien oder wenn Sie eine Kopie erhalten möchten, wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten.

c. Empfänger

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Stellen weiter, die diese zur Erfüllung unserer Aufgaben benötigen. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die mit dem jeweiligen Vorgang befassten Beschäftigten Zugriff. Darüber hinaus unterstützen uns Dienstleister, insbesondere IT- und Hosting-Dienstleister sowie sonstige Dienstleister, etwa für E-Mail-Versand, Formularschutz, Einwilligungsverwaltung und Kundenverwaltung. Soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, übermitteln wir Daten auch an Behörden.

d. Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Direktwerbung, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Wenden Sie sich dazu an team@medpool.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@medpool.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.

e. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die erforderlichen Daten können wir Ihre Anfrage oder Bestellung jedoch nicht bearbeiten.

f. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.